|第5章|

业务图表实践

业务岗位图表的可视化

在企业中，业务数据是基础，图表的呈现是为了让数据进行高效的可视化展示，从而为战略、运营管理提供更快捷的决策依据。图5-1为北京某上市公司信息化整体规划方案。它是很多企业实施信息化的布局参照物。在此架构下，我们可以通过各种各样的手段进行实践，比如采用成熟的系统，像用友、金蝶甚至是国外的oracle。除erp以外，还有s、plca大型系统，都遵循着同样的架构：底层是来自销售、客户、供应链、人力、财务、采购、服务、外部数据中各式各样的单据、接口所记录的业务端原始数据源；之后通过数据中心的采集和归口管理，依据分析模型和报告模板进行有效的归集和加工后，得到企业管理的各项kpi数据；最后以图表可视化的呈现方式，落地到管理驾驶舱、战略地图、绩效管理、仪表盘、数据可视化、智能报表、智能报告中，帮助企业管理者进行高效的战略管控分析和业务运营分析，从而让企业以信息化为抓手，提高管理水平，创造更高的经济效益。

成熟的信息化系统，一方面采购成本比较高，另一方面软件模式相对固化。如果按照企业个性化的特色来实施的话，难以避免的是，要进行客户化开发。对于很多中小型企业来说，没有具备业务数据的标准化基础，是无法实施成熟的信息管理系统的。取而代之的是，他们会以excel作为最直接的数据载体，然后以各种表连接的方法，进行数据的连接，最终以excel商务图表的方式，实现类似于管理驾驶舱、excel级的portal效果。

用excel来做数据管理平台，最重要的是根据企业业务本身去设计各类管理表单的填写模板、填写规范。举个简单的例子，有不少读者都是做合同管理岗位的，在平时录入合同信息的时候，或多或少都有一些不规范的地方。比如：录入签订合同的单位时，很有可能同一家公司，会出现abc集团公司、abc公司、abc特种电气股份有限公司、北京abc、abc……那么事后在数据整理和图表呈现时，结果就会不尽如人意了。

而选择成熟的信息化系统最大的好处是，能够在一定程度上给企业提供一个标准化的管理方案。可以说，购买信息化系统，不只是买产品、买实施方的系统实施服务；更重要的是，买这套产品背后的管理经验，并且这些经验是经过诸多客户企业实践且有效运行的。成功的“产品”可以提供给企业快速复制、应用。当然，在这里并非一味地推荐各位读者要马上启动公司的信息化项目。相反，大家要思考在信息化系统建设之前，我们能够做好的准备有哪些。在我看来，信息化项目的最大成本不是采购成本，而是内部的各种变革成本。因此，我始终认为，excel可以说是最经济、最灵活便捷的企业内部信息化载体，它同样可以完成数据记录整理、数据存储分析、数据可视化呈现的完整功能。但我们不得不承认excel在保密性、并发性以及权限管理、流程推送等方面的短板。虽然它能够通过域控、sql数据库等手段进行改善，但是和成熟的系统化软件相比，差距还比较大。

那么究竟如何利用excel的图表功能实现类似于图5-1的最终目标，制作企业所需的各类图表呢？在此之前，我们先来梳理一下企业中各个岗位的业务流程。通过流程的梳理，我们能够更加深刻地体会到企业的业务究竟关心的是什么，从而让你的数据做到真正意义上的会说话，而非为了绘图而绘图。

图5-1

图5-2是我在2014—2016年实施某erp信息化方案时，在项目规划阶段，由实施方提供的整体业务架构图。这张图清晰地展示了大多数制造型企业，各业务部门中业务数据的流动关系。在以甲方项目经理的角色参与该项目的整体运营过程中，我深刻地体会到成熟系统与自建excel管理小系统的差异所在。下面将对照图5-2介绍数据的传递情况，并借此展示数据的呈现需求和价值所在。

图5-2

1销售

无论是备库式的大批量、少批次制造业企业，还是以客户单次需求为导向的离散型制造业企业，或是其他的服务业、贸易行业等，均是以市场为导向的。所以，企业数据的源头是由销售部门发起的。

销售的首要工作是定位客户。通过cr统能够有效地实现对客户信息的采集和管理，如客户名称、账号和税号、联系人信息、业务领域、资质及客户级别评定等。通过在线的电子销售和线下的直营模式，记录商机信息并有效管理。根据每个客户的具体情况，结合产品市场定位，给出合理的产品报价。对于报价的执行与跟踪，便构成了报价管理。对于未能成交的报价，需要进行原因分析并采取有效的纠正、预防措施。对于已经成交的情况，即从销售商机，转化为了销售合同。销售合同的签订与执行，又会从实践层面，反馈出销售计划的落地情况。销售合同签订前，需要经过合同评审，方能成为正式合同。销售合同的评审，会根据客户类别、产品情况、合同金额、交货期、生产饱和度等多方面因素进行分级式评审。如特殊产品在正式签订前，会需要技术、生产、工艺、法务等部门联合评审方能确认签办。

最终签订的合同将从销售业务岗流转到商务内勤岗，由商务人员将外部千差万别的合同版本，统一转化为内部标准化的合同管理信息，并形成合同台账。相关的合同信息，如技术协议、交货期、加工要求、配件要求等“产品特征”，将作为设计工艺部门的首要输入数据源，指导后面的生产工作。

合同在履约过程中涉及的开票申请、回款等内容将与财务部门的应收模块进行关联；大多数销售部门会根据销售业绩的指标情况制订月度开票计划，统筹进行发票管理。

销售部会根据各客户的履约情况，包括合同金额、回款、产品利润率、市场战略规划等内容，构建对客户的信用管理。

2设计工艺

在接收到销售sbo化而来的设计任务后，设计工艺部门会将其转化为设计语言，即“产品特征”说明书，参照技术部的设计标准、原型指标的要求，进行设计，确认产品性能参数，并完成设计图纸的绘制。根据设计图纸推导出的ebo由工艺部结合产品加工路线，确认技术工艺，并出具制造o即除产品加工、组装图纸外，还包括加工的工艺方法、设备使用情况、工艺精度要求等，从而转入生产制造阶段。

这其中关于产品设计标准、零件的标准化、设计的自动出图、bo自动创建等，又将接口到pl统中，进行系统化管理。当然，在pl统中，不仅仅只是对现有产品的管理，还包括了研发、创新项目的管理。

3生产制造

根据技术工艺下发的o经过系统级s、p运算后，传递到生产制造下的计划管理岗，由其进行各级生产任务的计划排产。包括主计划，即根据合同要求的到货时间推导的产品计划完工时间，以及由此倒推而成的原材料供应到货计划，以及各生产车间、班组的子计划，即工序计划。根据计划的安排情况，指导物资采购和生产任务的安排。

由生产制造部门，根据产能符合情况对生产任务进行排产调整，并下推生成各个产品的生产订单，再依次拆解为各工序计划。各生产班组按照工艺手册的加工要求，遵从生产任务派工单的安排，执行生产。其中，生产派工单还将作为计件工资的原始数据来源，对接到人力管理的薪酬模块中。

经生产工人加工完毕后，执行工序报检动作，生成工序报告。质检部在接收到报检信息后，根据质量管理规范，进行质量检查。如果质量不合格，则进入该工序的返工、返修环节，直至质量合格为止。如果质量合格，则形成该工序的完工报告。经各工序加工、装配合格后，完成产成品的制造，产品即可办理入库手续，从而进入存货管理的阶段。

在很多精密设备的制造企业中，质量检查除了尺寸的检验外，还包括产成品的性能试验测试。如变压器产品，在总装完成后，要经过温升试验检测产品性能是否达到设计要求，从而判断是否满足客户技术协议中的各项性能指标。

4存货

在大多数企业中，都设有物流部，这是对已经完工入库的产成品即存货进行综合管理的部门。此外，对于采购到货、入库的原材料、半成品等，经过生产领料和各种生产型、经营性支出后，最终会生成企业的库存台账。在存货管理中，与成本核算模块进行关联，可得出各产品的单台产品成本情况。结合售价，从而可核定出各台产品的具体成本、利润情况，以便为成本分析奠定基础。

存货部门在接收到销售部门下达的出库（发货）通知，经过销售质检确认合格后，即办理产成品出库手续。由物流岗位管理人员联系物流、包装、出口检验的供应商，执行物流配送工作。货物送抵客户并确认签收后，须要求由物流承运方及时回传客户签收确认的到货回执单，以确认货物所有权的转移。这是形成应收账款的必要条件。

5售后

产品交付给客户后，因为安装调试、使用现场环境、产品质量性能等原因，会有产品售后服务环节，或者引起一定程度上的售后维修，甚至需要签订售后维修合同。售后维修合同与销售合同一样，甚至更加复杂地需要经过评审、下任务、生产执行、售后发货的流程。此外，根据客户的使用情况，做好售后追踪也是激发产品二次销售的重要商机。

6采购

由s推导而来的物料需求计划形成了采购部的采购申请。在大多数企业中，采购申请可分为内部自制品和外部直接采购品。而对于外部直接采购品，又可分为按订单单批次采购物资和备库式大批量采购物资。各类物资的采购可采取线上电子采购的方式，也可采取线下直采的业务模式。采购计划经过综合评估、采购平衡后，进入供应商商务洽谈、招标评标议标阶段，确认采购方案后，即生成采购订单或采购合同。供应商按采购订单的要求，进行加工生产和送货。送抵企业的各类物资，经原材料采购质检部门检验合格并办理入库手续后，转入仓储部门成为在库物资。

采购订单合同执行完毕后，由供应商开具合格发票，即确认为公司的应付账款，与财务进行对接。

关于供应商的资质审核，包括合格供应商的评审与管理。在新供应商的开发、引入阶段，又涉及新材料的试用、小批量投产和正式使用3个不同阶段的不同采购策略。对于大宗物资的采购，还需要进行招投标管理，从而降低采购成本。这些都基于合格供应商的管理工作，即建立如客户档案一般的合格供应商档案。

7财务

以销售、采购部门归集而来的开票、到票情况，共同构成了财务部门的应收、应付数据源。根据企业资金安排状态，指导收付款管理、现金管理。从存货管理中形成的成本核算、成本分析数据，又作为核算管理的数据来源。

在业务部门根据生产经营活动的安排，发生差旅、食宿、业务招待、会议营销、人工费等各类费用支出情况时，也将统一归口到财务的费用报销岗位中，进行校验，制作记账凭证。当然，企业的费用远不止如此，它主要包括直接费用和三大期间费用。直接费用主要是制造费用、直接人工费，期间费用又包括管理费用、销售费用和财务费用。费用+材料成本，即构成了企业的主营业务成本。

针对有形和无形固定资产的采买、折旧、租赁、贬值、报废等，归口到财务的固定资产模块中进行管理。

也就是说，针对企业各类支出、收益的数据，在财务账面上都将进行规范的账务处理。并且财务数据因为有会计制度的约束，其本身数据形式就已经趋于标准化了。这也是国内大多数erp软件是基于财务口径进行开发、应用推广的主要原因所在。当然，在这样的背景下，构建预算管理、资金管理、资产管理各精细化的管理子模块，也便水到渠成了。

8人力管理